Voorafgaand aan de crossborder mediation hebben beide ouders een informatiegesprek met een medewerker van het Mediation Bureau. In dit gesprek legt de medewerker het mediation proces uit en brengt kwesties die de ouder ter sprake wil brengen in kaart. Het informatiegesprek stelt ouders ook in de gelegenheid om relevante vragen te stellen zonder zich direct te committeren aan mediation.
Wanneer beide ouders wensen door te gaan met de mediation, wordt een mediationovereenkomst door de ouders ondertekend en schakelt het Mediation Bureau twee mediators in. Een van de mediators houdt een telefonisch intakegesprek met beide ouders afzonderlijk en bepaalt vervolgens of de zaak geschikt is voor mediation. Na een positieve beoordeling vindt de mediation zo spoedig mogelijk plaats. De medewerker regelt de locatie waar de mediation plaatsvindt en houdt contact met de ouders en de procesvertegenwoordigers over de plaats en de tijdstippen van de sessies. Het Mediation Bureau is tevens verantwoordelijk voor de afronding van de crossborder mediation. De documenten worden gearchiveerd door het Mediation Bureau conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
